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Edmonton (Alberta)
Au premier coup d’œil, il n’est peut-être pas évident que les organismes communautaires qui connaissent du succès auraient avantage à changer leur façon de travailler ensemble. Prenons le cas des Grands Frères Grandes Sœurs de la région d’Edmonton et les Clubs Garçons et Filles d’Edmonton, par exemple. Tous deux sont des organismes communautaires solides, bien établis et respectés. Tous deux offrent une gamme de services à partir de multiples sites. Tous deux ont une longue tradition de répondre efficacement aux besoins des jeunes d’Edmonton. Tous deux sont des chefs de file dans leur domaine respectif. Qu’auraient-ils à gagner en travaillant officiellement ensemble?
« Les Grands Frères Grandes Sœurs et les Clubs Garçons et Filles [à Edmonton] travaillent, de fait, ensemble depuis de nombreuses années, souligne Liz O’Neill, directrice générale des Grands Frères Grandes Sœurs de la région d’Edmonton. Il y avait une grande confiance entre les deux organismes puisque nous nous tournions l’un vers l’autre pour faire connaître nos pratiques … mais nous n’avions jamais travaillé à un projet mis sur pied conjointement. »
Cependant, en l’an 2000, les deux organismes ont uni leurs efforts quand la direction des Services à l’enfance et à la famille régionaux a décidé de cesser de financer tous les programmes de mentorat offerts dans la région. Les Grands Frères Grandes Sœurs, les Clubs Garçons et Filles et un troisième organisme voyaient ainsi leurs programmes de mentorat être menacés de disparaître. Par conséquent, les trois organismes se sont réunis et ont élaboré une « contre-proposition ». Ils ont offert de consolider tous leurs programmes de mentorat au sein de l’organisation des Grands Frères Grandes Sœurs en échange d’un financement continu, quoique considérablement réduit. Cette alliance déterminée et dévouée a présenté un dossier tellement étayé que le gouvernement a accepté sa proposition.
Cet effort de collaboration a créé des liens beaucoup plus solides entre les Grands Frères Grandes Sœurs et les Clubs Garçons et Filles, en plus d’encourager les deux organismes à chercher d’une manière plus délibérée et plus proactive à établir des partenariats autour de leurs domaines d’expertise respectifs. « Dans le cadre de ce partenariat initial, nous accomplissions un travail où nous devions réellement partager les succès et les échecs qui en découlaient. Je crois que cela nous a fortement incités à chercher des occasions de travailler ensemble », se rappelle Liz.
Il a fallu peu de temps avant qu’une telle occasion survienne. Au printemps 2002, les Services de soutien familial et communautaire de la Ville d’Edmonton (un bailleur de fonds et un pourvoyeur de services de la municipalité) a approché les Clubs Garçons et Filles dans le but de prendre en charge certains services de prévention que les Clubs offraient depuis six ans. « Les Clubs Garçons et Filles ont déterminé qu’ils pourraient mieux accomplir ce travail auprès des enfants s’ils s’associaient avec les Grands Frères Grandes Sœurs », précise Liz. La Ville d’Edmonton a approuvé ce partenariat innovateur et les deux organismes ont commencé à travailler ensemble à ce projet en janvier 2003.
En entreprenant ce nouveau programme conjoint, les deux organismes d’Edmonton se sont inspirés d’un projet pilote liant les Grands Frères Grandes Sœurs des États-Unis et les Clubs Garçons et Filles des États-Unis. Ce projet, intitulé « Up 2 Us » et financé par la compagnie Pillsbury, examinait comment les agences des Grands Frères Grandes Sœurs et les organisations des Clubs Garçons et Filles aux États-Unis pouvaient travailler en plus étroite collaboration afin de mieux servir les jeunes. Des projets pilotes ont été mis sur pied dans cinq communautés américaines, où les Grands Frères Grandes Sœurs ont fourni les services de mentors formés, pendant que les Clubs Garçons et Filles trouvaient des endroits sûrs où les mentors et leurs protégés pouvaient se rencontrer. Cette approche a permis de jumeler un plus grand nombre de jeunes à des mentors, ainsi que d’amener des modèles de rôle plus positifs dans les Clubs.
Les organismes d’Edmonton visaient à façonner cette approche en fonction de leur communauté, et à répéter les succès obtenus aux États-Unis. « Nous avons emprunté l’appellation ‘Up 2 Us’ du projet américain car elle signifie bien qu’il nous appartient de trouver des façon de mieux servir les enfants », explique Liz.
Pam Christensen, directrice générale des Clubs Garçons et Filles d’Edmonton, décrit ainsi la façon dont fonctionne ce projet conjoint : « Les Clubs Garçons et Filles comptent trois sites dans le sud de la ville, et ils y offrent une gamme variée d’activités à la disposition de tous les Clubs [d’Edmonton] … Ensuite, les Grands Frères Grandes Soeurs viennent offrir le volet mentorat à ces trois sites [du sud d’Edmonton]. Ils recrutent également des bénévoles pour animer des activités de groupe à ces sites. Les Clubs Garçons et Filles offrent des services de groupe aux enfants de cette région dont les noms apparaissent sur la liste d’attente des Grands Frères Grandes Sœurs. »
Pam souligne que l’un des avantages inattendus de travailler ensemble de cette façon a été la découverte de besoins non satisfaits dans les familles de la région desservies par ce projet, et l’élaboration de programmes abordant ces besoins. Par exemple, les Clubs Garçons et Filles ont commencé à offrir un programme de discussion pour les parents, qui consiste en un groupe où les parents peuvent, sous la direction d’un animateur, parler des défis associés à l’éducation de leurs enfants, après avoir défini un besoin par le biais du projet Up 2 Us. Similairement, le personnel du projet a constaté que les écoles de cette région géographique ne participaient pas au programme de mentorat à l’école des Grands Frères Grandes Sœurs, bien que de nombreux enfants du district auraient pu bénéficier d’un tel service. En conséquence, les deux organismes travaillent maintenant conjointement afin d’étendre le mentorat scolaire aux écoles de la région.
En surface, les arrangements administratifs de ce projet conjoint semblent explicites. Les Services de soutien familial et communautaire de la Ville d’Edmonton allouent des fonds aux Clubs Garçons et Filles en qualité d’agent financier du projet. De leur côté, les Clubs Garçons et Filles versent aux Grands Frères Grandes Sœurs une somme fixe pour offrir le volet mentorat du projet.
« Les enfants ‘appartiennent’ aux Clubs Garçons et Filles, tandis que les bénévoles ‘appartiennent’ aux Grands Frères Grandes Sœurs », mentionne Liz, afin de clarifier les responsabilités. Les employés du programme sont les employés du Club Garçons et Filles, et un employé des Grands Frères Grandes Sœurs travaille aussi sur chaque site. En accordant peu d’importance à quel organisme émet leur chèque de paie, les employés adoptent une approche collective axée sur le bien de toute l’équipe. Ils qualifient cette approche de familiale et d’orientée vers l’enfant. Ils travaillent ensemble auprès de la famille et de l’enfant afin de définir les besoins de ces derniers, puis ils déterminent quels outils parmi ceux que compte chaque organisme répondront le mieux à ces besoins.
Bien que cette approche relativement à l’administration et la prestation des services semble bien nette, les organismes se sont butés à des complications quand ils ont mis le modèle en pratique.
Ainsi, Pam et Liz soulèvent les questions suivantes : « Comment pouvons-nous outiller les employés à prendre des décisions sur le terrain sans devoir attendre que les superviseurs et les dirigeants de chaque organisme le fassent? … Est-ce un problème du ressort des Grands Frères Grandes Sœurs ou des Clubs Garçons et Filles? … comment pouvons-nous déterminer quelles politiques les Grands Frères Grandes Sœurs ont comparativement aux Clubs Garçons et Filles, et où il y a un chevauchement de politiques dans une situation donnée? … Qui est responsable de quelle partie du risque? Quand est-ce la responsabilité des Grands Frères Grandes Sœurs et quand est-ce la responsabilité des Clubs Garçons et Filles lorsqu’il y s’agit d’une responsabilité partagée, et qui assurera une responsabilité partagée? … Comment pouvons-nous retenir des employés compétents et éviter le roulement qui, en bout de ligne, affecte les deux organismes, de même que les familles et les enfants? »
Les employés des deux organismes s’efforcent de communiquer continuellement afin de répondre à ces questions et à d’autres à mesure qu’elles surviennent. Les organismes envisagent également de créer un nouveau « modèle de gouvernance » retenant la participation des directeurs généraux et des responsables de la prestation des services de sorte que les questions soient traitées non seulement au niveau pratique, mais aussi au niveau stratégique.
Malgré les complexités pratiques et stratégiques qui ont émergé, les deux organismes sont convaincus des forces de leur approche de travailler ensemble. Ils ont concrétisé leur idéal d’instaurer un continuum complet et transparent de services destinés aux enfants, aux jeunes et aux familles. Ils ont bâti un solide réseau de soutien professionnel. Ils ont su capitaliser sur l’expertise de chaque organisme pour traiter de questions touchant à la fois le projet et la communauté en général. Et en bout de ligne, ils ont répondu plus efficacement aux besoins des personnes qu’ils desservent.
Le succès du projet Up 2 Us a été tel qu’il a amené les organisme à étudier des possibilités de créer des synergies additionnelles en travaillant ensemble dans d’autres régions et à d’autres niveaux. Ainsi, ils examinent comment ils pourraient développer officiellement le partenariat au-delà de la collaboration au niveau de la prestation des services, et assurer conjointement le recrutement et le marketing pour le projet. Ils ont même songé à embaucher un agent de financement conjoint non seulement pour le projet, mais pour les deux organismes à la fois. « Il est important de mettre nos employés au défi … d’étudier de nouvelles possibilités de partenariat … de voir les choses sous un nouvel angle … de penser à différentes façons d’offrir les services traditionnels », souligne Pam.
Liz ajoute qu’il est important pour les deux organismes de prendre le temps de réfléchir aux réalisations qui découlent de cette collaboration. « Souvent, nous n’avons pas le temps de nous asseoir pour penser aux avantages de travailler ensemble … Nous devons trouver le temps d’avoir des conversations qui reflètent les bienfaits résultant de cette collaboration. »
Et que pouvons-nous conclure de ces réflexions? Liz les résume simplement : « C’était une bonne chose à faire ».
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