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Votre programme a la responsabilité d’évaluer et de contrôler les risques relies à ses activités. Un risque est essentiellement tout événement futur qui pourrait entraver la capacité de votre organisme d’accomplir sa mission.
Un programme des Grands Frères Grandes Sœurs ou un Club Garçons et Filles court des risques substantiels simplement en raison de la nature de ses services. Le programme a le devoir de s’assurer de la sécurité de ses clients et peut être tenu responsable si des torts sont causés à un client par suite d’un accident, d’une blessure ou d’un abus. Des obligations et des pertes peuvent aussi émerger de nombreuses autres situations, par exemple un délit, un congédiement injustifié, des dommages causés à la propriété, des bris assumés par les locataires, et ainsi de suite. Un seul incident malencontreux de la sorte peut détruire votre programme au complet, et peut-être même toute votre organisation.
Étant donné les risques inhérents aux programmes, il est important de faire de la gestion des risques une priorité. La gestion des risques exige que vous composiez de façon stratégique avec la possibilité qu’un événement future puisse entraîner un tort. Même si votre programme ne pourra peut-être pas éliminer les risques inhérents à la prestation d’une activité pour les enfants et les jeunes, il peut probablement les minimiser en posant quelques gestes pratiques.
Examinez les suggestions suivantes dans le cadre de votre plan de gestion des risques.
 Obtenez des conseils juridiques pour votre programme.
- Formez un sous-comité de vérification qui sera chargé d’effectuer régulièrement des évaluations des risques dans votre programme. Ce groupe devrait examiner de façon routinière le programme ou le Club et son exploitation, et poser plusieurs questions :
- Qu’est-ce qui pourrait ne pas fonctionner? Quels sont les risques?
- Que pouvons-nous faire pour empêcher ce risque de se concrétiser?
- Que ferons-nous si ce risque se concrétise? Comment gérerons-nous les répercussions?
- Si un risque se concrétise, comment allons-nous faire pour payer? Sommes-nous assurés?
- Respectez ou surpassez toutes les normes nationales et/ou conditions d’adhésion. Les normes et les conditions sont conçues de manière à traiter tous les types de risques; par conséquent, simplement y adhérer vous aidera grandement à minimiser les risques de votre programme. Veillez à ce que votre programme ait les ressources et le personnel appropriés pour assurer la conformité avec les normes et conditions.
- Contractez une police d’assurance complète couvrant l’ensemble de votre programme, les membres de vos comités, vos employés, vos bénévoles et vos clients. En qualité de membre des Grands Frères Grandes Sœurs du Canada, vous êtes tenu de souscrire à la politique d’assurance nationale, qui offre la protection la plus complète disponible dans l’industrie. Similairement, les membres des Clubs Garçons et Filles du Canada doivent vérifier s’ils ont une couverture d’assurance qui correspond à leurs besoins et à leurs exigences légales.
- Documentez, documentez, documentez. De la documentation détaillée doit être conservée sur tous les participants au programme. Ces dossiers confidentiels doivent être rangés dans des endroits sûrs et verrouillés, et conservés durant une période de temps raisonnable (probablement 7 ans). Votre programme devrait également tenir des dossiers administratifs appropriés, par exemple des documents de constitution en société et d’enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance, des transactions et des rapports financiers, des reçus pour dons de charité, des déclarations de revenus annuelles, des procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration, des politiques et procédures, des polices d’assurance, des contrats de financement, des ententes de partenariat, des baux, des dossiers sur le personnel, ainsi que tout autre dossier administratif important.
- Établissez des politiques régissant le partage et la divulgation de l’information confidentielle. Informez tous les participants au programme de ces politiques. Assurez-vous que vous êtes conforme aux lois fédérales et provinciales régissant l’accès à l’information et la protection de la vie privée.
- Établissez des politiques et procédures écrites qui sont claires, réalistes et pratiques. Assignez la responsabilité quant à la mise en œuvre des politiques. Faites des vérifications régulières des politiques et procédures afin d’assurer qu’elles sont suivies.
- Créez un environnement dans lequel tous vos clients, vos bénévoles et vos employés sont traités avec équité, respect et bienveillance.
- Filtrez, formez et supervisez non seulement vos bénévoles, mais aussi vos employés et vos étudiants stagiaires.
- Veillez à ce que tous les jeunes dans votre programme suivent une formation touchant la sécurité des enfants. Réadministrez la formation à mesure que les jeunes progresseront sur le plan du développement. Rapportez toujours les cas confirmés ou soupçonnés d’abus contre les enfants aux autorités appropriées.
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