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Les gens veulent faire partie de quelque chose de fructueux, de quelque chose dont tout le monde parle, de quelque chose qui fait une différence. Afin d’obtenir le soutien et l’engagement de vos donateurs, vos bailleurs de fonds, vos participants aux programmes, vos bénévoles, vos employés et vos partenaires, vous aurez besoin de faire connaître au public votre programme des Grands Frères Grandes Sœurs ou votre Club Garçons et Filles, le bon travail que celui-ci accomplira et les différences qu’il fera .
Pour lancer et maintenir avec succès votre programme, vous devrez élaborer un plan de marketing et de communication comportant de multiples facettes. Ce plan devrait aborder les façons dont vous :
- informerez la communauté du besoin de ce nouveau programme, de sa raison d’être et ses objectifs;
- comptez attirer les familles, les enfants, les jeunes, les bénévoles et les donateurs.
L’élaboration d’un plan de marketing et de communication annuel pourrait être la responsabilité d’un sous-comité du marketing ou des relations publiques. La participation de quelques membres de ce comité associés aux domaines de la publicité et des médias peut être un gage de succès.
Le plan de marketing et de communication devrait aborder plusieurs questions importantes .
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 Les objectifs de marketing : Quels gestes désirez-vous que les gens posent par suite de vos initiatives de marketing et de communication?
- Les marchés cibles : Vers qui votre programme cible-t-il ses initiatives de marketing et de communication? En plus de maintenir un profil communautaire élevé, votre programme aura besoin de cibler ses initiatives de marketing et de communication vers des groupes particuliers (par exemple les bénévoles, les employés, les participants, les donateurs et les bailleurs de fonds).
- Le message : Examinez avec soin le message utilisé pour attirer des participants et des partisans vers le programme en fonction de ce que vous savez de vos marchés cibles.
- Les méthodes pour livrer le message : Répétez vos messages de marketing et de communication fréquemment en combinant les méthodes suivantes et d’autres aussi créatives :
- des annonces à la télévision, à la radio, sur des affiches et dans les médias écrits;
- des brochures distribuées à vaste échelle;
- des messages d’intérêt public;
- des événements promotionnels;
- de bons reportages diffusés par les médias locaux;
- un site web;
- la publication de votre propre bulletin;
- la distribution de bulletins dans la communauté;
- les centres de bénévolat locaux;
- des contacts personnalisés tels que des présentations individuelles à des groupes ciblés qui transmettent de l’information détaillée et spécifique; par exemple, pour les bénévoles, étudiez la possibilité d’approcher des groupes de retraités, des étudiants, des associations professionnelles, des associations communautaires et fraternelles, des syndicats, des entreprises et de grandes sociétés, des clubs sociaux et de bienfaisance, des organismes religieux et ethniques, ainsi que des universités et des collèges;
- des démarches individuelles ou en petits groupes auprès de groupes cibles difficiles à rejoindre;
- le bouche-à-oreille.
- Les points de contact : Envisagez d’offrir diverses méthodes avec lesquelles les gens peuvent prendre contact avec votre programme; par exemple, les demandes de renseignements peuvent être reçues par téléphone, en personne, sur des cartes à poster, par courriel ou dans des messageries vocales. Ou encore, des séances d’orientation peuvent être offertes sur une base collective ou individuelle.
- Le maintien de l’intérêt : Il est beaucoup plus facile pour votre programme de conserver un participant ou un partisan que d’en recruter un nouveau. Quoi qu’il en soit, le maintien de l’intérêt envers le programme nécessitera des efforts. Vous devriez envisager des stratégies telles que des activités de reconnaissance des bénévoles et des donateurs, des bulletins ou d’autres communications régulières, des groupes de soutien pour les mentors, des initiatives d’éducation ou de formation permanente, des expériences de travail diversifiées, ainsi que d’autres méthodes pour motiver et rejoindre vos participants actuels.
- Les ressources : Identifiez les ressources financières nécessaires pour mettre en œuvre votre plan de marketing et de communication.
- Les échéances : Votre devrait démontrer que le marketing, les communications, le bénévolat, les dons et la participation ne sont pas des événements annuels mais plutôt des processus à longueur d’année. Dotez vos stratégies de marketing et de communication d’échéances réalistes.
- L’évaluation : Assurez-vous d’instaurer des processus pour évaluer le succès de votre plan de marketing et de communication. Établissez des méthodes pour déterminer ce qui a fonctionné ou non, par exemple tenir des statistiques sur le nombre de demandes d’information, et demander à chaque personne requérant des renseignements ou offrant ses services comment elle a entendu parler du programme.
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