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Les bénévoles et les employés de votre nouveau programme des Grands Frères Grandes Sœurs ou Club Garçons et Filles doivent être adéquatement qualifiés, filtrés, formés et gérés de manière à assurer un solide programme ainsi que des expériences sécuritaires et positives pour tous les participants au programme.
Votre programme aura probablement recours à des bénévoles dans diverses capacités, notamment dans la prestation du programme, à titre de membres du Conseil d’administration et de ses comités, de même qu’à des fins de soutien administratif, de collecte de fonds et d’événements spéciaux.
Questions relatives aux bénévoles
Les bénévoles occupant tous ces rôles doivent être gérés. La gestion des bénévoles est devenue de plus en plus sophistiquée. Les normes de filtrage des bénévoles régissent maintenant le domaine36. Nous n’insisterons jamais assez sur l’importance de ces normes de pratique. Les organismes bénévoles et leurs Conseils d’administration sont tenus légalement et financièrement responsables quand ils n’assument pas leurs responsabilités pour assurer la sécurité des gens engagés dans leurs programmes, et quand ils n'adhèrent pas à ces normes. Il est par conséquent essentiel que les bénévoles oeuvrant dans votre programme soient gérés conformément aux normes en vigueur. Il est également critique que les bénévoles travaillant directement auprès des enfants et des jeunes possèdent une éducation et une expérience pertinentes. Les bénévoles oeuvrant directement auprès des enfants et des jeunes devraient être filtrés et assignés seulement après que des employés qualifiés et formés seront en place pour les gérer.
Questions relatives aux employés rémunérés
Étant donné la nature professionnelle complexe du travail inhérent au programme des Grands Frères Grandes Sœurs ou à un Club Garçons et Filles, tous les programmes devront recourir à des employés rémunérés qualifiés au moins sur une base à temps partiel. Des programmes de petite taille peuvent utiliser un seul employé pour à la fois gérer les aspects administratifs du programme et travailler directement auprès des enfants et des jeunes. Les programmes de plus grande taille font appel à de nombreux employés rémunérés occupant des postes spécialisés, par exemple directeur général, chef de bureau, superviseur des programmes, agent de programme, solliciteur de fonds et préposé au soutien administratif.
Quand vous lancerez votre programme, vous devrez planifier vos exigences en matière de personnel. Certains programmes de petite taille peuvent aussi utiliser des bénévoles pour accomplir des tâches qui sont habituellement effectuées par des employés dans des organisations de plus grande taille. Cependant, vous devez déterminer quelles tâches le Conseil d’administration ou ses comités, de même que les bénévoles, sont habilités, aptes et prêts à accomplir de façon réaliste, comparativement aux tâches qui requièrent l’expertise, les heures et la continuité offertes par un employé rémunéré. Réfléchissez à la somme de travail pouvant être confiée de façon réaliste à un employé. Songez aussi aux priorités de votre programme, aux fonds disponibles ainsi qu’à la disponibilité de compétences pertinentes dans votre communauté lorsque vous créerez vos postes.
Vos employés rémunérés doivent être filtrés au même titre que vos bénévoles. Des vérifications des antécédents judiciaires, des dossiers de la protection de la jeunesse (là où c’est possible) et des références, de même que des entrevues détaillées sont des exigences recommandées en matière de filtrage tant chez les bénévoles que les employés rémunérés.
Les programmes des Grands Frères Grandes Sœurs et les Clubs Garçons et Filles doivent s’assurer que tous leurs employés se présentent au travail avec les connaissances, l’expérience et les compétences nécessaires. Cela est particulièrement vrai pour les employés qui travaillent directement auprès des enfants et des jeunes. Ils devraient posséder une formation et de l’expérience dans un domaine relié aux services sociaux, par exemple le travail social ou la psychologie.
N’oubliez pas que les employés des Grands Frères Grandes Sœurs et des Clubs Garçons et Filles sont appelés à prendre des décisions très responsables qui ont un impact sur la sécurité et le développement des enfants et des jeunes. En outre, votre organisation sera tenue responsable des gestes posés par vos employés de programmes. Par conséquent, assurez-vous que vous avez suffisamment d’employés, que ceux-ci possèdent la formation et les compétences nécessaires pour veiller au bien-être des récipiendaires de votre programme, et que vous offrez à ces employés une supervision et un soutien solides.
Les employés devraient être embauchés seulement après que certaines politiques de base régissant le personnel auront été adoptées et après que des fonds suffisants auront été amassés pour les rémunérer. Il arrive souvent que le Conseil d’administration d’un organisme embauche et supervise le cadre supérieur qui gère les programmes (il s’agit habituellement du directeur général). Le directeur général, à son tour, embauche et supervise généralement tous les autres employés.
 Votre programme des Grands Frères Grandes Sœurs ou votre Club Garçons et Filles doit mettre en place des politiques pour assurer que toutes ses ressources humaines, tant rémunérées que bénévoles :
- sont recrutées de façon juste et systématique;
- sont filtrées de façon appropriée;
- reçoivent des descriptions de tâches et une liste d’attentes vis-à-vis leur travail;
- reçoivent une formation et une orientation continues et appropriées;
- bénéficient d’une supervision ou d’un soutien appropriés;
- font l’objet d’évaluations du rendement significatives et régulières (au moins une fois l’an);
- ont accès à des procédures de règlement des griefs équitables;
- sont disciplinées de façon appropriée au besoin;
- reçoivent des copies écrites des politiques qui les touchent et les orientent;
- reflètent la diversité des membres de votre organisation;
- sont traitées conformément aux droits de la personne provinciaux, aux normes d’emploi, à la liberté de l’information et à la politique de protection de la vie privée en vigueur à l’échelle provinciale, de même qu’à toute autre législation pertinente.
Des politiques régissant le personnel ayant trait à des aspects spécifiques des relations employé-employeur en ce qui touche les employés rémunérés seront également requises. Celles-ci peuvent régir notamment les salaires et les avantages sociaux, les vacances, les congés, le développement professionnel, les conditions de travail, et ainsi de suite.
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